En las subastas electrónicas no basta con que la diligencia tenga un fin legítimo. El canal utilizado para realizarlo también incluye las garantías del procedimiento.
Este fue el punto destacado por el Tribunal Federal de Cuentas en la Sentencia 1.742/2026-Pleno, dictada el 1 de julio de 2026. El TCU consideró irregular el uso del correo electrónico para procesar a los postores cuando el correo electrónico reemplaza la herramienta adecuada disponible en el Portal de Compras del Gobierno Federal. El Tribunal relacionó la práctica con los daños a la publicidad, la eficiencia, la transparencia y la seguridad jurídica previstos en el art. 5º de la Ley 14.133/2021.
La decisión merece atención porque desvía la discusión de una simple pregunta: “¿recibió el proveedor el mensaje?” — a otro más importante desde el punto de vista de la gobernanza: ¿el acto se llevó a cabo en el entorno institucional que permite el seguimiento, la reconstrucción y el control de la historia del evento?
Qué pasó en la subasta analizada por el TCU
El proceso involucró la Subasta Electrónica 90.006/2025, realizada por el Hospital Federal dos Servidores do Estado, para la contratación de servicios de ingeniería relacionados con la elaboración de proyectos para la renovación y adecuación del centro quirúrgico.
La licitación tuvo un valor estimado de aproximadamente R$ 952 mil y fue adjudicada a la empresa que ocupaba la 35ª posición inicial, tras la descalificación de 34 postores. La reclamación presentada ante el TCU, sin embargo, no se refería únicamente a la comunicación por correo electrónico. Se examinaron diferentes fallas en el desarrollo de la licitación, incluidos criterios de calificación técnica, motivación de las decisiones, requisitos territoriales y procedimientos adoptados durante el juicio.
Esta distinción es importante.
Al decidir el fondo, el TCU determinó la cancelación de la subasta y estableció medidas para un posible nuevo contrato. En relación específicamente con el uso del correo electrónico para las investigaciones, el Juzgado informó al hospital de la irregularidad para que se adoptaran medidas internas para evitar nuevos hechos.
Por lo tanto, no es correcto resumir el caso diciendo que la subasta se canceló simplemente porque hubo una consulta por correo electrónico. El uso del canal paralelo fue una de las irregularidades encontradas en un proceso con otros problemas relevantes.
Por qué se consideró irregular sustituir el sistema por el correo electrónico
El razonamiento del TCU ayuda a comprender que la discusión no es meramente tecnológica.
Según el Tribunal, en los procedimientos de licitación electrónica, utilizar los medios institucionales previstos para la realización de los actos ayuda a preservar la publicidad, la trazabilidad, el conocimiento de los participantes y la integridad de la historia del concurso. Cuando la comunicación relevante migra a un canal paralelo, estas características pueden debilitarse, dificultando aún más el control posterior.
Un correo electrónico puede dejar prueba de que dos partes intercambiaron mensajes. Sin embargo, esto no produce automáticamente el mismo registro que un acto realizado dentro de la plataforma en la que se realiza la licitación.
En el sistema oficial, la diligencia puede integrar el historial de ese procedimiento, mantener mensajes y documentos vinculados al evento y permitir reconstruir la secuencia de decisiones de forma más organizada.
Este punto se volvió aún más relevante después de que Compras.gov.br comenzó a ofrecer una funcionalidad específica de diligencia debida.
Compras.gov.br ya tiene su propia herramienta de debida diligencia
El 4 de abril de 2025, el Portal de Compras lanzó la nueva pestaña Diligencia en Compras.gov.br, disponible para agentes públicos y proveedores.
La funcionalidad se presentó como un instrumento relacionado con el arte. 64 de la Ley 14.133/2021 y permite al agente abrir la due diligence directamente en el sistema, mientras que el proveedor responde y monitorea el trámite dentro de la propia plataforma.
El cambio soluciona precisamente un problema que existía cuando estas medidas se realizaban de forma externa vía correo electrónico u otros sistemas: la fragmentación del registro administrativo.
Este contexto es relevante para interpretar la Sentencia 1.742/2026. En el caso examinado, la herramienta oficial ya existía. Aun así, la agencia utilizó el correo electrónico para realizar investigaciones.
Durante el proceso, el propio Hospital Federal dos Servidores do Estado reconoció la insuficiencia de la práctica e informó al TCU que comenzaría a solicitar la debida diligencia sobre la funcionalidad del sistema, dejando de solicitar ajustes por correo electrónico.
La ley 14.133 permite la diligencia, pero exige control sobre el acto
Art. 64 de la Ley 14.133/2021 prevé los casos en los que la Administración podrá recurrir a la debida diligencia tras la entrega de los documentos de calificación.
Estos incluyen complementar información sobre documentos ya presentados, cuando sea necesario para verificar hechos existentes en el momento de la apertura del concurso, y actualizar documentos cuya validez haya expirado después de la recepción de las propuestas.
El apartado 1 del mismo artículo permite subsanar los errores o faltas que no alteren la sustancia y validez jurídica de los documentos, mediante decisión motivada, registrada y accesible a los interesados.
En otras palabras, la diligencia no es el problema. Es un instrumento previsto por la legislación.
El punto discutido por el TCU fue la forma elegida para realizar este acto dentro de un proceso de licitación electrónica cuando existe un ambiente institucional específico para hacerlo.
EN SEGES/ME 73/2022 sigue la misma lógica de concentración de actos en el sistema. Para las licitaciones amparadas por la norma, la sesión se realiza a través del Sistema de Compras del Gobierno Federal; el arte. 20, § 2, prevé un campo específico para el intercambio de mensajes entre el agente contratante y los licitadores, prohibiendo otras formas de comunicación. En la calificación, el art. 39 también determina, en los supuestos que regula, el envío de documentos a través del sistema.
Cuando una acción requiera la suspensión de la sesión por razones sanitarias, el art. 43 del mismo IN también determina que la reanudación debe notificarse previamente en el sistema, con al menos 24 horas de antelación, y dejar constancia en el acta.
El diseño normativo, por lo tanto, no trata el sistema electrónico únicamente como un lugar donde se presentan las ofertas. También funciona como infraestructura de control de documentación y procedimientos.
El riesgo del “canal paralelo”
Desde una perspectiva de gobernanza, realizar la debida diligencia fuera de la plataforma puede crear dos historiales diferentes para una sola contratación: uno en el sistema público y el otro en el buzón de correo electrónico de la unidad administrativa.
Esto dificulta las preguntas básicas de auditoría. ¿Quién recibió la solicitud? ¿Cuándo lo recibiste? ¿Qué plazo se concedió? ¿Qué documento fue enviado? ¿Cuál fue la respuesta? ¿Esta respuesta interfirió con la calificación o el juicio? ¿Dónde se registra la motivación de la decisión resultante?
Cuando los mensajes, expedientes y justificaciones permanecen en el flujo institucional del sistema, la respuesta a estas preguntas tiende a estar ligada al propio procedimiento.
Por lo tanto, la trazabilidad no debe tratarse como una burocracia adicional. Es parte de la capacidad de demostrar posteriormente que los participantes recibieron un trato adecuado y que la decisión administrativa se basó en hechos verificables.
Qué cambios en la práctica para la contratación de agentes
La Resolución 1.742/2026 refuerza algunas precauciones operativas para los organismos que utilizan Compras.gov.br:
- realizar la debida diligencia sobre la propia funcionalidad del sistema, cuando esté disponible para ese procedimiento y fase;
- dejar constancia en el ámbito oficial del motivo de la diligencia, de las solicitudes, documentos recibidos y del análisis realizado;
- respetar los plazos establecidos en el anuncio y la normativa aplicable, evitando tanto plazos insuficientes como trato diferenciado entre licitadores;
- fundamentar el resultado de la debida diligencia y preservar la relación entre lo solicitado, lo presentado y la decisión tomada;
- En caso de que el sistema no esté disponible, documente el problema y siga las pautas oficiales de contingencia, en lugar de transformar automáticamente el correo electrónico en un sustituto de la herramienta institucional.
Esta última precaución se dio en un ejemplo reciente. Luego de una inestabilidad en Compras.gov.br el 13 de julio de 2026, el Ministerio de Gestión advirtió que, en los casos en que los proveedores hubieran sido impedidos de realizar actos de juicio o calificación por indisponibilidad, los órganos deben examinar la situación y garantizar una nueva práctica de los actos afectados.
La guía muestra la diferencia entre tratar una indisponibilidad formalmente y simplemente eliminar un paso relevante del entorno oficial.
El fallo no prohíbe ningún uso del correo electrónico
También es importante no ampliar el precedente más allá de lo que realmente decidió.
El comunicado del TCU es concreto: considera irregular utilizar el correo electrónico para realizar consultas a los postores en lugar de la herramienta propia del Portal de Compras del Gobierno Federal.
Esto no equivale a una declaración general de que un departamento de contratación nunca podrá utilizar el correo electrónico para ninguna comunicación administrativa.
La cuestión jurídica relevante es distinta: cuando un determinado acto forma parte del procedimiento de licitación electrónica y existe un medio institucional específico para realizarlo, trasladar ese acto a un canal paralelo puede comprometer las garantías asociadas al registro oficial.
Esta lectura evita dos distorsiones. La primera sería minimizar el fallo como una simple preferencia tecnológica. La segunda sería transformarla en una prohibición absoluta que la propia declaración no formula.
La gobernanza también está en la elección del canal
El caso ofrece una lección práctica que va más allá de la debida diligencia.
En los procesos electrónicos, la plataforma elegida para realizar un determinado acto no es sólo una herramienta de conveniencia. Puede ser parte del mecanismo que garantiza la publicidad, documentación, control y seguridad jurídica.
Para las unidades de contratación que utilizan Compras.gov.br, la medida más prudente después del Decreto 1.742/2026 es revisar las rutinas internas para que la debida diligencia no sea tratada como conversaciones paralelas con los proveedores.
Si la información puede influir en la calificación, evaluación u otra decisión del evento, su registro también debe acompañar el proceso.
La gobernanza de la contratación comienza antes de que se firme el contrato. Y, como muestra este precedente, puede depender de algo aparentemente simple: hacer la pregunta correcta, a través del canal correcto, dejando la historia en el lugar correcto.
